利用同意書のサインもらう時に、代表者がいなかったらどうしましょう？

誰でもいいので、その時点での責任者っぽい人に書いてもらってください。
とりあえずカメラマンに書いてもらえば大丈夫です。サインをもらわないと、使用できない旨を伝えてください。